Wstęp

Portal Biuro Obsługi Interesanta (BOI) służy do komunikacji interesanta z urzędem. Dzięki udostępnieniu przez BOI katalogu spraw w postaci elektronicznej, interesanci mogą załatwiać cześć spraw za pośrednictwem Internetu.

Interesant może załatwiać sprawy, bez konieczności wizyty osobistej w urzędzie, może też z tego miejsca pobrać i wydrukować dokumenty niezbędne do załatwienia spraw, w których obecność osobista jest wymagana. Do wypełnienia i wysłania formularzy elektronicznych niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź też profilu zaufanego na platformie ePUAP. Na portalu interesant, może zapoznać się między innymi z katalogiem spraw świadczonych przez dany urząd jak również możne sprawdzić na jakim etapie realizacji znajduje się konkretna jego sprawa.

Opis głównych funkcjnalności:

Zakładanie konta

Dostęp do Biura Obsługi Interesanta można uzyskać poprzez:
• założenie konta przez pracownika urzędu w systemie EOD Proton,
• samodzielnie przez interesanta z poziomu strony BOI.

W celu samodzielnego założenia konta interesant musi przejść na stronę BOI i wybrać opcje nowe konto.



Po wybraniu typu interesanta pojawi się formularz, w którym należy wypełnić wszystkie wymagane pola, oznaczone kolorem czerwonym.



Po wypełnieniu formularza, w dolnej części strony, zaznaczamy opcję oznaczającą wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych a następnie klikamy ikonę załóż konto.



Po kliknięciu ikony załóż konto przeglądarka połączy się z serwerem, co może potrwać kilka sekund, celem sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych. Jeśli dane zostały wprowadzone poprawnie na adres e-mail podany w formularzu zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca założenie konta.



Jeśli któreś z pól nie zostało wypełnione poprawnie pojawi się stosowny komunikat. Wiadomość generowana jest automatycznie przez portal BOI, a w swojej treści zawiera link którego kliknięcie jest niezbędne aby aktywować konto Interesanta.



Po klikniecie w link nastąpi automatyczne przekierowanie na stronę BOI na której pojawi się komunikat potwierdzający aktywację konta.



 

Logowanie do portalu

Po wejściu na portal Biura Obsługi Interesanta użytkownik ma możliwość zalogowania się poprzez wpisanie hasła i loginu w odpowiednie pola znajdujące się w górnej części strony portalu.



Zalogowanie się do systemu daje użytkownikowi możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności jakie oferuje BOI.

Biura Obsługi Interesanta daje również możliwość zalogowania się do portalu za pomocą karty elektronicznej lub profilu zaufango ePUAP.



Aby uzyskać taką możliwość należy w zakładce Moje konto kliknąć opcje certyfikaty i dodać do listy nowy certyfikat. Po włożeniu karty elektronicznej od czytnika, wprowadzeniu kodu PIN i zatwierdzeniu, nowy certyfikat pojawi się na liście dostępnych certyfikatów.Samo logowanie do systemu za pomocą karty odbywa się poprzez wybór opcji zaloguj i wyborze metody zaloguj kartą. Porta poprosi o wsunięcie kartydo czytnika i wybór odpowiedniego certyfikatu. Po wprowadzeniu właściwego kodu PIN nastąpi zalogowanie do BOI.

 

Zmiana ustawień interesanta

Klikając w górnej części strony internetowej na login interesanta, użytkownik ma możliwość edycji ustawień konta BOI.



Zmiana hasła lub przypomnienie hasła

Zakładka zmiana hasła pozwala użytkownikowi na zmianę wcześniej zdefiniowanego hasła.



W sytuacji gdy interesant zapomni hasło portal daje możliwość wygenerowania nowego hasła. W tym celu należy kliknąć opcję Nie pamiętam hasła umieszczoną stronie panelu logowania.
Po kliknięciu opcji nie pamiętam hasła pojawi się kolejne okno kontekstowe w którym należy podać login oraz NIP lub REGON które zostały wprowadzone podczas zakładania konta.

Po uzupełnieniu wymaganych danych pojawi się komunikat informujący o wysłaniu wiadomości e-mail z dalszymi instrukcjami na elektroniczny adres, który został wprowadzony do systemu podczas rejestracji konta. Wiadomość zawiera link po kliknięciu którego zostaje automatycznie wysłana kolejna wiadomość, zawiera hasło, dające już możliwość zalogowania się do systemu.

Nowe hasło, które otrzymuje użytkownik zostało wygenerowane automatycznie przez portal. Użytkownik ma możliwość zmiany tego hasła w sposób jaki zostało to opisane wyżej.

Zmiana danych

W tej zakładce użytkownik ma możliwość edycji danych osobowych wprowadzonych do systemu podczas aktywacji konta.
Przed zapisaniem zaktualizowanych informacji użytkownik portalu musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz wprowadzić aktualne hasło przy pomocy którego loguje się do BOI.



Ustawienia powiadomień

W ustawieniach konta użytkownik ma możliwość skorzystania z opcji powiadomień. W zależności od opcji która zostanie zaznaczona interesant ma możliwość otrzymywania informacji drogą mailową lub przy pomocy wiadomości sms wysyłanych na telefon komórkowy. Opcja powiadomień przy pomocy sms nie jest dostępna bezpośrednio po zapisaniu zmian. W celu uzyskania szerszych informacji dotyczących uruchomienia usługi należy skontaktować się z administratorem systemu.



Lista typów powiadomień podzielona jest na poszczególne kategorie. Wiadomości jakie otrzymuje użytkownik za pomocą usługi powiadomień dają możliwość śledzenia przebiegu postępowania administracyjnego na poszczególnych jego etapach, a także dostęp do wielu innych informacji.

 



Nawigacja w portalu

Użytkownik porusza się po portalu przechodząc do kolejnych zakładek umieszczonych w górnej części ekranu.



Każda z zakładek może być dodatkowo podzielona na kategorie widoczne po przejściu do zakładki.



Uzyskanie dostępu do informacji zawartych w poszczególnych zakładkach może wymagać od użytkownika rejestracji i logowania do serwisu.

Kliknięcie na login użytkownika umieszczony w górnej części ekranu daje możliwość edycji ustawień konta zalogowanego użytkownika.



 

Katalog spraw

Katalog spraw zawiera zbiór wszystkich dostępnych aktualnie formularzy elektronicznych, które umożliwiają załatwienie interesantowi sprawy w urzędzie, bez koniczności stawienia się osobiście w siedzibie JST.



Po wybraniu nazwy sprawy którą jesteśmy zainteresowani, na ekranie monitora wyświetlą się szczegóły dotyczące załatwienia sprawy, oraz odnośnik z przekierowaniem do formularza elektronicznego umieszczonego na platformie ePUAP.



Do założenia sprawy poprzez stronę BIO niezbędne jest posiadanie przez interesanta konta oraz profilu zaufanego na platformie ePUAP.

 

Stan sprawy

Pismo wpływające do urzędu otwiera sprawę, której zostaje nadany znak sprawy. Jedna sprawa oznaczona tym samym numerem może zawierać kilka pism.
Dostęp do statusu oraz historii sprawy dostępny jest tylko dla zalogowanych użytkowników.
Po zalogowaniu użytkownik powinien przejść do zakładki Sprawy, a następnie wybrać kategorie Stan sprawy.



Klikając na wybraną sprawę, zalogowany użytkownik portalu, ma możliwość sprawdzenia szczegółów sprawy, jej historii oraz pism jakie znalazły się w tej sprawie.